CONDITIONS GENERALES

Identification de SIMPLYFORM

La société SIMPLYFORM (« SIMPLYFORM ») est une société par actions simplifiée inscrite au RCS de Paris sous le n° 939 354 353, et dont le siège social est situé au 43 Avenue de Saint-Mandé, 75012 Paris.

SIMPLYFORM peut être contactée aux coordonnées suivantes : contact@simplyform.fr

Services proposés

SIMPLYFORM propose au client identifié au Devis tel que défini ci-après (le « Client ») une solution logicielle de gestion des organismes de formation (les « Services ») par le biais de sa plateforme accessible en SaaS (la « Plateforme »).

Les Services sont décrits sur le site https://www.simplyform.fr/ .

Documents contractuels

La relation contractuelle entre le Client et SIMPLYFORM est régie, par ordre hiérarchique décroissant, par les documents suivants :

Le devis (le « Devis »)

Il est établi le cas échéant sur la base des besoins du Client Le Client doit l’accepter par écrit (y compris par email) dans un délai de 30 jours à compter de son émission. Cette acceptation vaut acceptation des Conditions Générales dans leur version en vigueur à la date du Devis En cas de contradiction, le Devis prévaut sur les Conditions Générales En cas de contradiction, le Devis le plus récent prévaut sur le(s) plus ancien(s)

Les conditions générales (les « Conditions Générales »)

Elles définissent : Les modalités d’utilisation des Services, Les obligations respectives des parties. Elles sont accessibles par un lien direct en bas de page de la Plateforme.

Toute utilisation des Services via la Plateforme emporte acceptation pleine et entière des Conditions Générales dans leur dernière version publiée sur le Site
En cas de contradiction entre plusieurs documents contractuels, la hiérarchie est la suivante : (i) Devis le plus récent, (ii) Conditions particulières si présentes, (iii) présentes Conditions Générales.

Articulation avec les conditions générales du prestataire de service de paiement

Tous les paiements effectués à travers la Plateforme sont gérés par le prestataire de services de paiement indiqué sur la Plateforme (le « Prestataire de services de paiement »).

Le Client contractera directement avec le Prestataire de services de paiement s’agissant de la mise en œuvre de ces paiements, en acceptant ses conditions générales, par le biais d’une case à cocher sur la Plateforme.

Si le Prestataire de services de paiement refuse ou résilie la souscription du Client, le Client ne peut pas/plus utiliser les Services.

Inversement, la fin des relations contractuelles entre le Client et SIMPLYFORM entraine la résiliation du contrat du Client avec le Prestataire de services de paiement.

En cas de contradiction entre les conditions générales du Prestataire de services de paiement et les Conditions Générales, ces dernières prévalent.

Le Client mandate SIMPLYFORM expressément pour transmettre au Prestataire de services de paiement toutes ses instructions relatives aux paiements réalisés sur la Plateforme.

Conditions d’accès aux Services

Le Client est une personne morale agissant par l’intermédiaire d’une personne physique disposant du pouvoir ou de l’habilitation requise pour contracter au nom du Client et pour son compte.

Le Client a la qualité de professionnel, entendu comme toute personne physique ou morale agissant à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu’elle agit au nom ou pour le compte d’un autre professionnel.

Modalités d’accès et de souscription aux Services

Pour souscrire les Services, après acceptation du Devis, le Client doit fournir à SIMPLYFORM l’ensemble des informations nécessaires à son inscription.

L’inscription entraîne automatiquement l’ouverture d’un compte au nom du Client (le « Compte ») qui lui permet d’accéder aux Services à l’aide de son identifiant de connexion et de son mot de passe.

Une fois le Compte du Client créé, il peut librement créer des accès pour des utilisateurs (les « Utilisateurs ») dans la limite du nombre prévu dans les Services souscrits.

Le Client est seul responsable de la création des accès pour les Utilisateurs, du paramétrage de leurs droits d’accès et de leur utilisation personnelle de la Plateforme.

Description des Services

Les Services

Le Client reconnait que la mise en œuvre des Services nécessite d’être connecté à internet et que la qualité des Services dépend de cette connexion, dont SIMPLYFORM n’est pas responsable.

Le cas échéant, les Services auxquels le Client a souscrit sont décrits dans le Devis.

SIMPLYFORM permet au Client de simplifier la gestion de son organisme de formation par le biais de la Plateforme qui lui donne accès aux fonctionnalités suivantes :

Création d’espaces personnalisés à destination des candidats à la formation (les « Candidats »), des apprenants inscrits à une formation (les « Apprenants ») et des formateurs avec lesquels travaille le Client (les « Formateurs ») ;

Gestion des dossiers Candidats et des dossiers Apprenants : le Client peut réceptionner les pièces justificatives constitutives du dossier des Candidats à la formation afin de sélectionner les Candidats retenus. La Plateforme permet au Client de suivre le statut des Candidats et des Apprenants.

Dispense de formation en ligne et planification pédagogique : le Client peut intégrer ses supports et contenus de formation sur la Plateforme à destination des Apprenants.

Suivi des progrès des Apprenants : le Client reçoit directement sur la Plateforme les bilans mensuels des Apprenants, les comptes rendus des Formateurs, l’état de présence et tout autre élément utile pour apprécier la performance des Apprenants.

Recrutement des Formateurs : le Client peut utiliser la Plateforme pour passer des annonces aux fins de recruter des Formateurs.

Facturation des formations aux Apprenants : le Client peut percevoir le montant facturé aux Apprenants via le Prestataire de service de paiement sur la Plateforme.

Intégration avec KAIROS : la Plateforme permet au Client de se connecter avec KAIROS, l’applicatif de France Travail permettant aux organismes de formation de transmettre à France Travail les informations relatives au parcours de formation des demandeurs d’emploi.

SIMPLYFORM se réserve la possibilité de proposer tout autre Service.

Toute demande de modification des Services souscrits devra faire l’objet d’un Devis complémentaire ou d’une nouvelle souscription.

Les prestations complémentaires

Maintenance

Le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance, notamment corrective et évolutive. Dans ce cadre, l’accès à la Plateforme peut être limité ou suspendu.

Concernant la maintenance corrective, SIMPLYFORM fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client une maintenance corrective afin de corriger tout dysfonctionnement ou bogue relevé sur la Plateforme.

Concernant la maintenance évolutive, le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance évolutive, que SIMPLYFORM pourra réaliser automatiquement et sans information préalable, et qui comprend des améliorations des fonctionnalités de la Plateforme, l’ajout de nouvelles fonctionnalités et/ou installations techniques utilisées dans le cadre de la Plateforme (visant à introduire des extensions mineures ou majeures).

En termes de niveau de service, SIMPLYFORM s’engage à maintenir un taux de disponibilité de la Plateforme de 98 % du lundi au vendredi (hors maintenance programmée). En cas d’incident technique :

Les anomalies critiques (accès totalement impossible à la Plateforme) sont traitées dans un délai de 2 heure ouvré ;

Les anomalies majeures (fonctionnalités principales indisponibles) sous 8 heures ouvrées ;

Les anomalies mineures (fonctionnement altéré mais contournable) sous 72 heures ouvrées.

SIMPLYFORM réalise quotidiennement une sauvegarde des données. En cas de panne majeure nécessitant une restauration, la Plateforme pourra restaurer des données dans la limite d’une perte maximale de 24 heures (Recovery Point Objective – RPO).

Hébergement

SIMPLYFORM assure, dans les termes d’une obligation de moyens, l’hébergement de la Plateforme, ainsi que des données saisies sur la Plateforme, par l’intermédiaire d’un prestataire d’hébergement professionnel sur des serveurs situés dans un territoire de l’Union européenne.

Assistance technique

En cas de difficulté rencontrée lors de l’utilisation des Services, le Client peut contacter SIMPLYFORM aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de SIMPLYFORM ».

Le service d’assistance technique est accessible du lundi au vendredi, hors jours chômés ou fériés, de 8 heures à 18 heures. En fonction du besoin identifié, SIMPLYFORM estimera le délai de réponse et en tiendra le Client informé.

Durée de souscription aux Services

e Client souscrit aux Services sous forme d’abonnement (l’« Abonnement »).

L’Abonnement débute au jour de sa souscription pour une période initiale d’un mois, sauf mention contraire dans le Devis.

Il se renouvelle tacitement, pour des périodes successives de même durée que la période initiale (avec la période initiale, les « Périodes »), de date à date, sauf si l’Abonnement est dénoncé dans les conditions de l’article « Fin des Services ».

Conditions financières de SIMPLYFORM

Prix des Services

En contrepartie de la réalisation des Services, le Client s’engage à payer à SIMPLYFORM le prix de l’Abonnement, tel qu’indiqué sur le Site préalablement à son inscription (le « Prix »), ou sur Devis, par prélèvement SEPA, mensuel ou annuel, ou par virement bancaire.

Sauf indication contraire, il est exprimé en euros et hors taxe.

Le Client accepte que le Prix de l’Abonnement s’opère en fonction du nombre d’Apprenants sur la Plateforme du Client.

Toute Période entamée est due dans son intégralité.

SIMPLYFORM est libre de proposer des offres promotionnelles ou des réductions de prix.

Les prix de SIMPLYFORM peuvent être révisés à tout moment dans les conditions de l’article « Modification des Conditions Générales ».

Mandat de facturation au profit du Client

Dans le cadre des présentes Conditions Générales, le Client, mandant, confie à SIMPLYFORM, mandataire, dans le respect des règles économiques et fiscales applicables, l’établissement et l’émission de ses factures.

A cet égard, le Client donne à SIMPLYFORM expressément mandat d’établir en son nom et pour son compte des factures originales afférentes au paiement par les Apprenants des formations du Client et ce conformément à la réglementation fiscale et économique en vigueur, et en particulier les dispositions des articles 289, I-2 et 242nonies, I (Annexe 2) du Code général des impôts.

Il lui incombe d’indiquer à SIMPLYFORM son assujettissement ou non à la TVA et toutes les informations nécessaires à l’établissement de ses factures.

Lesdites factures seront à la disposition du Client sur son Compte.

Modalités de facturation et de paiement de SIMPLYFORM

SIMPLYFORM adresse au Client une facture par Période par tout moyen utile.

Sauf mention contraire dans le Devis, le paiement de l’Abonnement s’effectue exclusivement par prélèvement SEPA à la souscription de l’Abonnement puis à chaque renouvellement.

Le Client garantit à SIMPLYFORM disposer des autorisations nécessaires pour utiliser ce mode de paiement, et s’engage à maintenir un mandat de prélèvement actif pendant toute la durée de l’Abonnement.

Conséquences en cas de retard ou de défaut de paiement

En cas de défaut ou de retard de paiement, SIMPLYFORM se réserve le droit, dès le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture, de :

suspendre immédiatement les Services en cours jusqu’au paiement de l’intégralité des sommes dues,
facturer à son profit un intérêt de retard égal à 3 fois le taux d’intérêt légal, assis sur le montant des sommes non réglées à l’échéance et d’une indemnité forfaitaire de 40 euros au titre des frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.

Droits de propriété intellectuelle

Droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme

La Plateforme est la propriété de SIMPLYFORM, de même que les logiciels, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature (textes, images, visuels, musiques, logos, marques, etc.) qu’elle exploite. Ils sont protégés par tous droits de propriété intellectuelle ou droits des producteurs de bases de données en vigueur. La licence que SIMPLYFORM consent au Client n’entraine aucun transfert de propriété.

Le Client, et les Utilisateurs, bénéficient d’une licence en mode SaaS non exclusive et non transmissible d’utilisation de la Plateforme pour la durée prévue à l’article « Durée de souscription aux Services ».

Droits de propriété intellectuelle sur les Contenus

Les présentes Conditions Générales ne confèrent aucun droit de propriété intellectuelle sur les contenus de toute nature que le Client publie sur la Plateforme (les « Contenus »), et plus particulièrement ceux en lien avec les formations e-learning diffusés par le Client et ceux relevant de la marque et des signes distinctifs du Client (tels que son/ses logo(s), modèles de document). Les Contenus demeurent la propriété entière et exclusive du Client.

SIMPLYFORM dispose d’une simple licence d’utilisation sur les Contenus aux fins d’exécution des Services et pour la durée des Conditions Générales.

Références commerciales

Les parties pourront faire usage de leurs noms, marques et logos respectifs et faire référence à leurs plateformes respectives, à titre de références commerciales, pendant la durée de leur relation contractuelle et 3 ans au-delà.

Obligations et responsabilité du Client

Concernant la fourniture d’informations

Le Client s’engage à fournir à SIMPLYFORM toutes les informations nécessaires pour la souscription et l’utilisation des Services.

Concernant le Compte du Client

Le Client :

garantit que les informations transmises dans le formulaire sont exactes et s’engage à les mettre à jour,
reconnait que ces informations valent preuve de son identité et l’engagent dès leur validation,
est responsable du maintien de la confidentialité et de la sécurité de son identifiant et mot de passe. Tout accès à la Plateforme à l’aide de ces derniers étant réputé effectué par lui.

Le Client doit immédiatement contacter SIMPLYFORM aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de SIMPLYFORM » s’il constate que son Compte a été utilisé à son insu. Il reconnait que SIMPLYFORM aura le droit de prendre toutes mesures appropriées en pareil cas.

Le Client est seul responsable de la création des accès pour les Utilisateurs, du paramétrage de leurs droits d’accès.

Concernant l’utilisation des Services

Le Client est responsable de son utilisation des Services et de toute information qu’il partage dans ce cadre. Il est également responsable de l’utilisation des Services et de toutes informations partagées par les Utilisateurs. Il s’engage à ce que les Services soient exclusivement utilisés par lui et/ou les Utilisateurs, qui sont soumis aux mêmes obligations que lui dans leur utilisation des Services.

Le Client s’engage à utiliser les Services avec des équipements informatiques et des navigateurs récents et à jour. SIMPLYFORM ne garantit pas la compatibilité avec les systèmes ou navigateurs obsolètes ou non maintenus. Il appartient au Client de vérifier la compatibilité de son environnement technique avec la Plateforme.

Le Client s’interdit de détourner les Services à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus, et notamment pour :

exercer une activité illégale ou frauduleuse,
porter atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs,
porter atteinte à des tiers ou à leurs droits, de quelque manière que ce soit,
violer une disposition contractuelle, législative ou règlementaire,
exercer toute activité de nature à interférer dans le système informatique d’un tiers notamment aux fins d’en violer l’intégrité ou la sécurité,
effectuer des manœuvres visant à promouvoir ses services et/ou sites ou ceux d’un tiers,
aider ou inciter un tiers à commettre un ou plusieurs actes ou activités listés ci-dessus.

Le Client s’interdit également de :

copier, modifier ou détourner tout élément appartenant à SIMPLYFORM ou tout concept qu’elle exploite dans le cadre des Services,
adopter tout comportement de nature à interférer avec ou détourner les systèmes informatiques de SIMPLYFORM ou porter atteinte à ses mesures de sécurité informatique,
porter atteinte aux droits et intérêts financiers, commerciaux ou moraux de SIMPLYFORM,
commercialiser, transférer ou donner accès de quelque manière que ce soit aux Services, aux informations hébergées sur la Plateforme ou à tout élément appartenant à SIMPLYFORM.

Le Client est responsable des Contenus de toute nature qu’il diffuse dans le cadre des Services.

Le Client accepte que les Contenus diffusés sur la Plateforme soient rendus publics par défaut et sont susceptibles d’être vus par d’autres utilisateurs de la Plateforme.

Le Client s’interdit de diffuser tout Contenu (cette liste n’est pas exhaustive) :

portant atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs (pornographiques, obscènes, indécents, choquants ou inadaptés à un public familial, diffamatoires, injurieux, violents, racistes, xénophobes ou révisionnistes),
portant atteinte aux droits de tiers (contenus contrefaisants, atteinte aux droits de la personnalité, etc.) et plus généralement violant une disposition contractuelle, législative ou règlementaire,
préjudiciable à des tiers de quelque manière que ce soit,
mensonger, trompeur ou proposant ou promouvant des activités illicites, frauduleuses ou trompeuses,
nuisible aux systèmes informatiques de tiers.

Le Client est responsable des relations qu’il pourra nouer avec les Apprenants. Il s’engage à agir avec discernement et respecter les règles usuelles de politesse et de courtoisie dans ses échanges avec les Apprenants.

Le Client reconnait de convention expresse qu’il est seul responsable du respect de ses obligations légales envers les Apprenants et notamment des obligations d’information sur les conditions, le délai et les modalités d’exercice du droit de rétractation, ainsi que la remise à ces derniers d’un formulaire de rétractation.

Le Client garantit SIMPLYFORM contre toute réclamation et/ou action qui pourrait être exercée à son encontre à la suite de la violation de l’une des obligations du Client. Le Client indemnisera SIMPLYFORM du préjudice subi et la remboursera de toutes les sommes qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait.

Obligations et responsabilité de SIMPLYFORM

SIMPLYFORM s’engage à fournir les Services avec diligence, étant précisé qu’elle est tenue à une obligation de moyens.

Concernant la qualité des Services

SIMPLYFORM fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client des Services de qualité.

A cette fin, elle procède régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité de ses Services et peut ainsi réaliser une maintenance dans les conditions précisées à l’article « Maintenance ».

SIMPLYFORM n’est néanmoins pas responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès à ses Services qui auraient pour origine :

des circonstances extérieures à son réseau (et notamment la défaillance partielle ou totale des serveurs du Client),
la défaillance d’un équipement, d’un câblage, de services ou de réseaux non inclus dans ses Services ou qui n’est pas sous sa responsabilité,
l’interruption des Services du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d’accès à internet,
l’intervention du Client notamment via une mauvaise configuration appliquée sur les Services,
un cas de force majeure.

SIMPLYFORM est responsable du fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.

Par ailleurs, elle ne garantit pas que les Services :

soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts,
étant standards et nullement proposés en fonction des contraintes personnelles du Client, répondront spécifiquement à ses besoins et attentes.

Concernant la garantie de niveau de service de la Plateforme

SIMPLYFORM fait ses meilleurs efforts pour maintenir un accès à la Plateforme 24h/24h et 7j/7j sauf en cas de maintenance planifiée dans les conditions définies à l’article « Maintenance » ou de force majeure.

Concernant la sauvegarde des données sur la Plateforme

SIMPLYFORM fait ses meilleurs efforts pour sauvegarder toutes données produites sur la Plateforme.

Sauf en cas de fautes avérées de la part de SIMPLYFORM, elle n’est néanmoins pas responsable de toute perte de données au cours des opérations de maintenance.

Concernant le stockage et la sécurité des données

SIMPLYFORM fournit des capacités de stockage suffisantes pour l’exploitation des Services.

SIMPLYFORM fait ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité des données en mettant en œuvre des mesures de protection des infrastructures et de la Plateforme, de détection et prévention des actes malveillants et de récupération des données.

Concernant la publication de Contenus

SIMPLYFORM intervient en qualité de prestataire d’hébergement pour les Contenus que le Client met en ligne. En conséquence, elle n’est pas responsable de ces Contenus.

Si SIMPLYFORM reçoit une notification concernant un Contenu illicite, elle agira promptement pour le retirer ou en rendre son accès impossible, et elle pourra prendre les mesures décrites à l’article « Sanctions en cas de manquement ».

Concernant la relation avec les Apprenants

SIMPLYFORM intervient en qualité de courtier dans les rapports entre le Client et les Apprenants.

SIMPLYFORM ne pourra donc pas engager sa responsabilité dans le cadre de ces relations avec les Apprenants, ni être partie à quelques litiges éventuels que ce soit.

Concernant le recours à la sous-traitance et la cession

SIMPLYFORM peut recourir à des sous-traitants dans le cadre de l’exécution des Services, qui sont soumis aux mêmes obligations que les siennes dans le cadre de leur intervention. Elle reste néanmoins seule responsable de la bonne exécution des Services à l’égard du Client.

SIMPLYFORM peut se substituer toute personne qui sera subrogée dans tous ses droits et obligations au titre de sa relation contractuelle avec le Client. Le cas échéant, elle informera le Client de cette substitution par tout moyen écrit.

Limitation de la responsabilité de SIMPLYFORM

La responsabilité de SIMPLYFORM est limitée aux seuls dommages directs avérés que le Client subit du fait de l’utilisation des Services.

A l’exception des dommages corporels, décès et faute lourde, et sous réserve d’avoir émis une réclamation par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d’un mois suivant la survenance du dommage, la responsabilité de SIMPLYFORM ne saurait être engagée pour un montant supérieur aux montants qu’elle a perçus dans le cadre de la fourniture de ses Services.

Modes de preuve admis

La preuve peut être établie par tout moyen.

Le Client est informé que les messages échangés par le biais de la Plateforme ainsi que les données recueillies sur la Plateforme et les équipements informatiques de SIMPLYFORM constituent l’un des modes de preuve admis, notamment pour démontrer la réalité des Services réalisés et le calcul de leur prix.

Modalités de traitement des données à caractère personnel

Dispositions générales

Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée dite « Loi Informatique et Libertés » et le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD » (ensemble la « Réglementation applicable »).

Aux fins de gestion de la relation contractuelle entre les parties, chaque partie traite les données à caractère personnel de ses interlocuteurs chez l’autre partie en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable, et ce pour la durée des présentes Conditions Générales. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution des présentes Conditions Générales et ne concerne que des données d’identification (notamment nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) des interlocuteurs. Ces données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion des relations contractuelles entre les parties.

Le personnel des parties, leurs services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et leurs sous-traitants pourront avoir accès aux données à caractère personnel collectées.

Ce traitement pourra donner lieu à l’exercice par les interlocuteurs des parties de leurs droits prévus par la Réglementation applicable.

Modalités de traitement des données à caractère personnel par SIMPLYFORM en qualité de sous-traitant

Dans le cadre des Services, SIMPLYFORM est amené à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, tandis que le Client, lui agit en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable. Les caractéristiques des traitements sont décrites en Annexe 1 des présentes Conditions Générales.

Traitement des données

SIMPLYFORM s’engage à ne traiter les données à caractère personnel que pour les finalités listées à l’Annexe 1 et conformément aux instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne le transfert des données en dehors de l’Union Européenne. SIMPLYFORM s’engage à informer le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. SIMPLYFORM se réserve le droit de suspendre, le traitement jusqu’à la modification par le Client de l’instruction en cause de manière à ce qu’elle ne viole plus la Réglementation applicable, sans engager sa responsabilité contractuelle du fait de cette suspension. Cette suspension ne donne lieu à aucun remboursement du prix des Services pour la période de suspension. Si le Client ne modifie pas mais maintient l’instruction en cause, SIMPLYFORM se réserve le droit de résilier les Conditions Générales sans délai et sans frais.

En outre, si SIMPLYFORM est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit applicable aux Conditions Générales, elle doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

Sécurité et confidentialité des données

SIMPLYFORM s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. SIMPLYFORM veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité.

Autres sous-traitants

SIMPLYFORM est autorisée à faire appel aux sous-traitants (les « Sous-traitant(s) ultérieur(s) ») listés en Annexe 1 des Conditions Générales pour mener des activités de traitement spécifiques. En cas de changement dans la liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés, SIMPLYFORM informera préalablement et par écrit le Client. Cette information devra indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant ultérieur. Le Client dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections légitimes et motivées. A défaut de notifications d’objections passé ce délai, le Client sera réputé avoir accepté le recours au Sous-traitant ultérieur.

Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations des présentes Conditions Générales pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient SIMPLYFORM de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la Réglementation applicable. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, SIMPLYFORM demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant ultérieur de ses obligations.

Transfert de données à caractère personnel hors de l’Union européenne

SIMPLYFORM est autorisée à transférer les données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes Conditions Générales vers des pays situés hors de l’Union européenne, sous réserve de la mise en place de garanties appropriées telles que définies au Chapitre V du RGPD.

Assistance et fourniture d’informations

SIMPLYFORM s’engage à :

assister le Client et répondre dans les meilleurs délais à toute demande d’information lui étant adressée par le Client, que ce soit dans le cadre d’une analyse d’impact ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou le délégué à la protection des données du Client ;
dans la mesure du possible, assister le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits prévus par la Réglementation applicable. Lorsque les demandes sont adressées directement à SIMPLYFORM, cette dernière doit adresser ces demandes au Client dans les meilleurs délais par courrier électronique à l’adresse communiquée par le Client ;
notifier au Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance toute violation des données à caractère personnel portant sur les traitements faisant l’objet des présentes Conditions Générales et lui communiquer toute information et documentation utile relative à cette violation.

Sort des données

SIMPLYFORM s’engage, au choix du Client, à supprimer les données à caractère personnel à l’expiration des Conditions Générales ou à les renvoyer au Client et à ne pas en conserver de copie, sauf si la Réglementation applicable l’exige. Le Client dispose d’un mois à compter de la fin des Conditions Générales pour exercer son choix. Passé ce délai, SIMPLYFORM supprimera toutes les données à caractère personnel.

Documentation

SIMPLYFORM met à disposition du Client, sur demande de celui-ci, toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits. Le Client a ainsi la possibilité de procéder à des audits 1 fois par an et à ses frais afin de vérifier la conformité de SIMPLYFORM aux obligations prévues dans le présent article. Le Client informera SIMPLYFORM de la tenue de l’audit moyennant un préavis minimum de 2 semaines. L’identité de l’auditeur devra être acceptée d’un commun accord entre les Parties. SIMPLYFORM se réserve notamment le droit de refuser l’identité de l’auditeur retenu s’il appartient à une société concurrente. L’audit devra être réalisé pendant les heures ouvrées de SIMPLYFORM et de manière à perturber le moins possible son activité. L’audit ne pourra ainsi porter atteinte de quelque façon que ce soit (i) aux mesures techniques et organisationnelles de sécurité déployées par SIMPLYFORM, (ii) à la sécurité et la confidentialité des données des autres clients de SIMPLYFORM, et (iii) au bon fonctionnement et à l’organisation de la production de SIMPLYFORM. Dans la mesure du possible, les Parties conviendront à l’avance du périmètre de l’audit. Le rapport d’audit sera adressé à SIMPLYFORM afin de permettre à cette dernière de formuler ses observations ou remarques éventuelles par écrit, lesquelles seront annexées à la version finale du rapport d’audit. Chaque rapport d’audit sera considéré comme une information confidentielle.

Réutilisation des données par SIMPLYFORM

Le Client autorise par les présentes SIMPLYFORM à traiter les données personnelles collectées dans le cadre des Services (notamment les données de connexion et d’identification) aux fins d’amélioration des services de SIMPLYFORM, et notamment de réalisation des statistiques sur la façon dont la Plateforme est utilisée par les Utilisateurs. SIMPLYFORM agira dans ce cadre en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable et s’engage à ce titre à respecter les dispositions légales sur la protection des données dans le cadre des traitements précités.

Obligations du Client vis-à vis de SIMPLYFORM

Le Client s’engage à :

fournir à SIMPLYFORM les données personnelles visées dans l’Annexe 1, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable, sauf si les traitements le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ;
collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à SIMPLYFORM, pour l’exécution de ses services, et en particulier, s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ;
tenir un registre des traitements et plus généralement, respecter les principes issus de la Réglementation applicable.

Force majeure

SIMPLYFORM ne peut être responsable des manquements ou retards dans l’exécution de ses obligations contractuelles dus à un cas de force majeure survenu pendant la durée de sa relation avec le Client, telle que définie à 1218 du Code civil.

Si SIMPLYFORM est empêchée d’exécuter ses obligations pour un cas de force majeure, elle doit en informer le Client par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Les obligations sont suspendues dès réception de la lettre, et devront être reprises dans un délai raisonnable dès la cessation du cas de force majeure.

SIMPLYFORM reste néanmoins tenue de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées par un cas de force majeure.

Fin des Services

L’Abonnement doit être dénoncé au plus tard 5 jours avant la fin de la Période en cours, par :

Le Client, en adressant à SIMPLYFORM une demande aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de SIMPLYFORM » ou à travers son Compte,
SIMPLYFORM, en adressant un email au Client.

Toute Période entamée est due dans son intégralité.

Le Client n’a plus accès à son compte à compter de la fin des Services.

Sanctions en cas de manquement

Constituent des obligations essentielles à l’égard du Client (les « Obligations essentielles ») :

le paiement du Prix,
ne pas fournir des informations erronées, incomplètes à SIMPLYFORM,
respecter les règles usuelles de politesse et de courtoisie dans les échanges avec SIMPLYFORM,
ne pas utiliser les Services pour un tiers,
ne pas exercer d’activités illégales, frauduleuses ou portant atteinte aux droits ou à la sécurité des tiers, l’atteinte à l’ordre public ou la violation des lois et règlements en vigueur.

En cas de manquement à l’une de ces Obligations essentielles, SIMPLYFORM peut :

suspendre ou supprimer l’accès du Client aux Services,
supprimer tout Contenu en lien avec le manquement,
publier sur la Plateforme tout message d’information que SIMPLYFORM juge utile,
avertir toute autorité compétente, coopérer avec elle et lui fournir toutes les informations utiles à la recherche et à la répression d’activités illégales ou illicites,
engager toute action judiciaire.

Ces sanctions sont sans préjudice de tous dommages et intérêts que SIMPLYFORM pourrait réclamer au Client.

En cas de manquement à toute obligation autre qu’une Obligation essentielle, SIMPLYFORM demandera par tout moyen écrit utile au Client de remédier au manquement dans un délai maximum de 15 jours calendaires. Les Services prendront fin à l’issue de ce délai à défaut de régularisation du manquement.

La fin des Services entraîne la suppression du Compte du Client.

Modification des Conditions Générales

SIMPLYFORM peut modifier ses Conditions Générales à tout moment et en informera le Client par tout moyen écrit (et notamment par email) 10 jours calendaires au moins avant leur entrée en vigueur.

Les Conditions Générales modifiées sont applicables lors du renouvellement de l’Abonnement du Client.

Si le Client n’accepte pas ces modifications, il doit résilier son Abonnement selon les modalités prévues à l’article « Fin des Services ».

Si le Client utilise les Services après l’entrée en vigueur de ses Conditions Générales modifiées, SIMPLYFORM considère que le Client les a acceptées.

En cas de modification portant sur le Prix, ces derniers seront révisés par référence à l’indice Syntec (l’« Indice »), selon la formule suivante : P1 = P0 x I1 / IO

P0 étant le prix avant révision,
IO étant le dernier Indice publié à la date à laquelle le prix avant révision a été déterminé,
I1 étant le dernier Indice publié à la date de révision,
P1 étant le prix après révision.

Loi applicable et juridictions compétentes

Les Conditions Générales sont régies par la loi française.

En cas de litige opposant le Client et SIMPLYFORM, et à défaut d’accord amiable dans les 2 mois suivant la première notification, celui-ci sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris (France), sauf dispositions impératives contraires.

Annexe 1 – Données Personnelles

Description du traitement des données effectué par SIMPLYFORM pour le compte du Client

Finalités du traitement de données à caractère personnel	Fourniture des Services via la Plateforme et notamment aide à la gestion de la formation professionnelle et initiale
Nature des opérations de traitement	La collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l’effacement.
Type de données à caractère personnel traitées	Données d’identification (noms, prénoms, adresses postale et email, numéros de téléphone…) Données relatives à la vie professionnelle (CV, identifiant France Travail, numéro de sécurité sociale, diplômes, Données financières (RIB, données de carte bancaire) Tout contenu déposé par le Candidat ou l’Apprenant sur la Plateforme
Catégories de personnes concernées	Les Utilisateurs, les Candidats, les Apprenants, les Formateurs
Durée du traitement	Durée des Conditions Générales

Liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés

Sous-traitants ultérieurs autorisés	Activités de traitement sous-traitées	Localisation des traitements	Garanties appropriées mises en place en cas de transfert de données hors UE
Infomaniak	Hébergement	Union Européenne	N/A
AWS	Hébergement	Union Européenne	N/A
Hubspot	CRM	Etats-Unis	Clauses Contractuelles Types