Centralisez, sécurisez et automatisez tous vos documents de formation
La gestion documentaire est souvent l’un des points les plus chronophages pour les organismes de formation. Avec Simplyform, vous bénéficiez d’un véritable système de GED (gestion électronique des documents), spécialement pensé pour les exigences administratives, pédagogiques et réglementaires des OF.
Tous vos documents sont centralisés, personnalisables, historisés et accessibles aux bons interlocuteurs, au bon moment.
🗂️ Une GED complète intégrée à votre plateforme
- Archivage automatique : tous les documents générés (devis, conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, certificats, évaluations, contrats, bilans…) sont automatiquement classés dans des dossiers logiques, organisés par session, par apprenant, par financeur ou par entreprise.
- Classement intelligent : chaque document est rattaché à ses éléments contextuels (formation, date, formateur, client…), ce qui facilite les recherches et audits ultérieurs.
- Moteur de recherche performant : retrouvez n’importe quel document en quelques secondes à partir d’un nom, d’une date, d’un numéro ou d’un mot-clé.
🎨 Modèles personnalisables et documents dynamiques
- Bibliothèque de plus de 300 modèles : Simplyform propose une base complète de documents types et d’e-mails prêts à l’emploi, que vous pouvez modifier selon vos besoins.
- Insertion automatique des données : les modèles intègrent des balises dynamiques (nom, dates, lieu, durée, tarif, modules, intervenant…) pour générer des documents parfaitement personnalisés à chaque envoi.
- Conformité assurée : vos documents répondent automatiquement aux exigences Qualiopi, OPCO ou CPF, sans saisie manuelle.
- Charte graphique intégrée : adaptez chaque document à votre identité visuelle : logo, typographies, entête, pied de page, mentions légales, signature…
🔁 Versionning, historique & traçabilité
- Suivi des modifications : chaque version d’un document est historisée, avec possibilité de consulter les changements apportés et l’auteur de la modification.
- Restauration facile : remontez à une version précédente en un clic si besoin, sans perte de données.
- Horodatage automatique : toutes les actions (édition, génération, envoi, signature, consultation) sont tracées, pour une gestion fiable et auditable.
👥 Accès sécurisé multi-profils
- Portails dédiés : chaque acteur (apprenant, formateur, entreprise cliente, financeur) accède uniquement aux documents qui le concernent, via un espace sécurisé et personnalisé.
- Contrôle d’accès granulaire : définissez précisément qui peut voir, télécharger, modifier ou signer chaque type de document.
- Notifications et relances automatiques : informez vos interlocuteurs dès qu’un nouveau document est disponible, ou qu’une signature est en attente.
✍️ Signature électronique intégrée
- Intégration native : envoyez vos documents à signer directement depuis Simplyform, sans outil externe.
- Conformité légale : vos signatures sont juridiquement valables (eIDAS / RGS), avec horodatage et certificat d’authenticité.
- Suivi en temps réel : visualisez les documents signés, en attente, ou refusés, et relancez automatiquement si nécessaire.
📤 Connecté à votre flux de travail
- Documents liés aux étapes clés : chaque document est généré automatiquement aux moments importants (inscription, validation, fin de formation, bilan…).
- Export et impression simplifiés : documents téléchargeables individuellement ou en masse, prêts pour l’audit, l’envoi postal ou l’archivage local.
- Interopérabilité possible : possibilité de synchroniser vos documents avec vos outils externes (LMS, GED, portail entreprise…).
✅ Pourquoi choisir Simplyform pour votre gestion documentaire ?
- 📎 Tous vos documents centralisés, classés et accessibles en quelques clics
- 🧠 Moins de stress, plus de rigueur : l’automatisation élimine les oublis et erreurs
- 🎯 Prêt pour vos audits Qualiopi, OPCO, DREETS, France Travail…
- 🔐 Sécurité, traçabilité et confidentialité garanties
📁 Gagnez du temps et fiabilisez vos documents dès aujourd’hui
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